Uzaktan çalışırken çalışanlarınızla etkili bir şekilde iletişim kurmak için 6 ipucu

Uzaktan çalışmanın, konum kısıtlamalarını ortadan kaldırarak farklı tecrübelere ve farklı yeteneklere sahip insanları bir araya getirme özelliği çok kullanılabilir ve şirketler için güzel bir seçenektir. Farklı yeteneklere sahip insanları bir araya getirmek herhangi bir iş problemini çözmek için gerekli olan yenilikçi fikirleri de beraberinde getirir. Uzaktan veya bilinen adıyla evden çalışanlar için uzaktan çalışmanın gerçek avantajı, tüm bilgilerin bulutta depolanmasından istediğiniz zaman, istediğiniz yerden belgelere erişebilmeniz, toplantılara katılabilmeniz veya projeler üzerinde işbirliği yapabilmenizdir. Uzaktan çalışarak çalışanları motive etmenin yanı sıra, uzaktan çalışma aynı zamanda ofis altyapısı maliyetlerini de düşürecektir.

Yapılan araştırmalar gösteriyor ki; evden çalışmanın stresin azalması ve daha iyi iş-yaşam dengesi kurulması nedeniyle verimliliği artırdığı gözlemlenmiştir. Stanford Üniversitesi’nde yapılan bir araştırma, çalışanların %34 maaş kesintisi yapılmasına hazır olduklarını, başka bir iş arama olasılıklarının %50 daha düşük olduğunu ve evden çalışmalarına izin verildiyse üretkenlik açısından haftada bir tam fazladan gün çalışıyor olduklarının ortalamasının bulunduğunu ifade etti. Evden çalışma sayesinde, doğru araçları seçmeniz ve bunları etkili bir şekilde kullanmanız koşuluyla, daha kısa sürede daha fazla iş yapılabileceği de gün gibi ortada.

İşte ekibinizle etkili bir şekilde online işbirliği yapmanıza ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacak ipuçları;

Madde 1: Araştırma yapmayı bırak ve çalışmaya başla

Birden fazla uygulamanın kullanılması, çalışanların sürekli bilgi aramasına yol açar. McKinsey, çalışanların bilgi aramak ve toplamak için her gün 1,8 saat — haftada ortalama 9,3 saat — harcadıklarını bildirdi. Bu, üretkenliği ve iş-yaşam dengesini etkileyen ciddi bir sorun olarak göze çarpıyor.

Madde 2: Tek uygulama kullan 

Şirketlerin çoğu, günlük operasyonları için birden çok uygulama kullanıyor. Okta tarafından yapılan bir analize göre, dünya çapındaki tüm sektörlerde büyük firmalar tarafından dağıtılan yazılım uygulamalarının sayısı son dört yılda %68 artarak şirket başına ortalama 129 uygulamaya ulaştı. Bu rakam çalışanlar için işlerini takip etmesi güç bir iş haline dönüştürdüğü aşikar. Uzaktan çalışırken, tüm ekip arkadaşlarınızın evlerinde sistemlerine birden fazla uygulama yüklemesini ve birlikte çalışmasını bekleyemezsiniz. Bunun yerine tüm uygulamayı tek çatı altında toplamak veya tek bir uygulama kullanmak yararlı olacaktır.

Madde 3: Gereksiz e-postaları yok et

İster yerinde ister uzaktan çalışıyor olsun, e-postalar üretkenlik katili olabiliyor. Forbes’da yer alan araştırmaya göre, ortalama bir ofis çalışanı günde 2,5 saatini ortalama 200 e-postayı okuyup yanıtlayarak geçiriyor; bunlardan yaklaşık 144’ü (çoğunlukla CC’ler ve BCC’ler) bile değil. E-posta kutunuzda gerekli düzenlemeleri yapın ve sadece görmeniz gereken yazışmaları okumaya odaklanın.

Madde 4: Anlık mesajlaşma

Sohbet uygulamalarını kullanmak pratik ve e-postalara kıyasla daha hızlıdır. Ekip üyeleri, farklı konumlardan çalışan iş arkadaşlarından anında yanıt almak için doğrudan sohbete veya grup sohbetine erişime sahip olmalıdır. Bu bağlamda kullandığınız sohbet uygulamasında tüm ekibi tek bir grupta birleştirmek ve komutları oradan göndermek yerinde olacaktır.

Madde 5: Görev yönetimi

Doğru görevleri doğru çalışanlara verdiniz artık zaman onları yönlendirme zamanı, bunu yaparken kullanacağınız uygulamada yapılacaklar veya etkinlikler listesi oluşturabilmeniz önemlidir. Yaptığınız listeleri ve tabloları çalışanlarla paylaştıktan sonra hızlı bir geri dönüş için yine aynı uygulamaları kullanabilirsiniz.

Madde 6: Sosyal medyanın dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin

İşyerinde dikkat dağınıklığı, işiniz için endişe etmenizde önemli bir etkendir. Udemy tarafından yapılan bir ankete göre, çalışanların %70’inden fazlası sosyal medya nedeniyle işlerinde dikkatlerinin dağıldığını bildiriyor. Artık çoğu sosyal medya uygulamasında günlük, haftalık ve aylık olarak o uygulamada ne kadar zaman geçirdiklerinin istatistikleri tutulabiliyor. Çalışanlarınızı motive etmek ve dikkatlerinin başka yerlere çekilmesini engellemek için bu istatistikleri bir ödül sistemiyle birleştirebilirsiniz. En az sosyal medya kullanan çalışan işyerinde en verimli çalışan olacaktır.

Bu yazı siz değerli takipçilerimiz için İngilizce aslından çevrilmiştir.